كنا قد أعلنا عن حاجتنا الى سكرتيره للعمل بالجمعيه و لكن كل من تقدم لم يكن بالكفائه التى نستهدفها لذا كان ينبغى علينا توضيح الدور المطلوب و تحديد التوصيف الوظيفى بشكل مفصل:
تفاصيل الوظيفة
المسمى الوظيفي: سكرتاريه لجمعيه أصدقاء مستشفيات أبو الريش للأطفال
المهام
أولاً: المهام التنسيقية المتعلقة بإدارة الجمعية: الاهتمام ومتابعة كافة أعمال الإدارة بمختلف مناصبهم، وهي كالتالي:
• تنظيم مواعيد الإدارة كل حسب منصبه
• تنظيم كافة اجتماعات الإدارة سواء مع موظفيّ الجمعية او مجلس الإدارة أو مع جهات خارجية.
• التحضير للإجتماعات مع موظفي أو مدير الجمعية ومعرفة الهدف منها وتحضير الأوراق اللازمة لعرضها.
• التحضير للاجتماعات الخارجية والتنسيق مع المختص بهذا الاجتماع وتحضير فايل به كافة الأوراق والمطبوعات اللازمة .
• الاتصال قبل أى اجتماع للتأكيد على موعد ومكان الاجتماع اذا كان اجتماع خارجي او التأكيد مع الموظفين اذا كان اجتماع داخل المكان وذلك قبل موعد الاجتماع بأيام كافية .
• كتابة محاضر الاجتماعات التي يتم حضورها و توثيقها وعمل التعديلات عليها ثم التأكد من إرسالها لكافة الحاضرين بالاجتماع بعد توجيهات الإدارة .
• كتابة تقارير متابعة للمهام التي يقوم مجلس الإدارة بطرحها في أى اجتماع وتكون واضحة ولها عنوان
• كتابة الخطابات للجهات المختلفة باللغة العربية والإنجليزية
• التأكيد من توزيع التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الجمعية (المذكرات) وطباعة الوثائق.
• إعداد وكتابة التقارير والمحاضر(الرسمية) بالصادر والوارد والمراسلات الإلكترونية باللغة العربيه و الإنجليزية.
• استقبال جميع المراسلات الواردة لمكتب الجمعيه (مذكرات – خطابات – تقارير ) وعرضها اول بأول وحسب الأهمية على المدير التنفيذى.
• متابعة الإيميل الخاص بالجمعية وطباعة الرسائل الإلكترونية والدعوات وعرضها للبت ويتم عمل فايل بهذه الإيميلات بشكل منظم (فايل لكل موظف بكل إيميل يرسله وفايل لكل إدارة وفايل لكل مشروع وهكذا طبقاً للإيميلات التي يتم إرسالها من قبل جميع الموظفين)
• التنسيق والترتيب لمحاضر اجتماعات مجلس الادارة والجمعية العمومية بالتنسيق مع المدير التنفيذى.
• عمل Typing لأى أوراق يقوم بكتابتها المدير التنفيذى وعمل التعديلات عليها.
• متابعة مع المختص بعمل تحديث للصفحات الخاصة بالجمعيه على مواقع التواصل الاجتماعي والموقع الإلكترونى الخاص بها.
• متابعة عمل قاعدة بيانات بكافة أرقام الجهات التي تتعامل معها الإداره والموظفين بشكل واضح .
• وضع استراتيجية ونظام filing ويتم مراجعة الفايلات بشكل مهنى أول بأول .
• إستقبال وإجراء المكالمات الهاتفية الداخلية والدولية .
• القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل الإدارة .
ثانياً: مهام إدارية:
• كتابة التايم شيت بشكل دورى وتقديمه للمدير التنفيذى كل أسبوع وهو يضم كافة المهام التي سوف تقومين بها طوال الأسبوع بالوقت وهو يوضح ما تقومين به يومياً بشكل تفصيلي .
• كتابة تقرير شهري موضح به الإنجازات والتحديات والخطط الشهرية المطلوبة منها وموضح به كل المهام التي قامت بها خلال الشهر ويجب أن تكون واضحة ومهنية وبشكل دوري ويتم تقديمها في المواعيد
المؤهلات المطلوبة
• مؤهل جامعي مناسب .
• خبرة فى مجال الأعمال الإدارية .
• إجادة office وinternet
• إجادة اللغة الانجليزية كتابة وقراءة
• حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
• التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
السمات الشخصية المطلوبة
• القدره على التعامل مع افراد من ذوى خلفيات ثقافيه متنوعه بأسلوب لائق.
• إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية.
• قدرة عالية على علاج المشكلات و العمل تحت ضغط و العمل ضمن فريق.
• حسن المظهر و اللباقه.
• الأمانة و حسن السير و السلوك.
• السرية في العمل والحفاظ على المعلومات داخل وخارج العمل
• احترام المواعيد .
مواعيد العمل
من 9 ص إلى 4 م
الأجازة الأسبوعية
الجمعة (امكانية للنزول خلال الأجازات في حالة تطلًب العمل ذلك)
للتقدم إرسلى سيرتك الذاتيه على: [email protected]
